Come risparmiare tempo

Quante volte ti è capitato di arrivare a fine giornata e non aver concluso niente? O meglio qualcosa hai fatto ma non quello che avevi programmato.

Il tempo non basta mai .

È sconfortante.

Riprendi la tua lista delle cose da fare, carta e penna e inizi a suddividere l’elenco:

“Devo fare subito quelle importanti perchè sono urgenti”

“Alcune di quelle importanti, le posso rimandare per il momento ma devo farle entro la settimana”

“Non mi può aiutare qualcuno con le altre?”

“Queste le elimino perché in realtà mi fanno solo perdere tempo e non servono a molto”.

Se stai ragionando in questo modo, stai applicando il principio della matrice di Eisenhower

La matrice introdotta da Dwight D. Eisenhower e sviluppata successivamente da Stephen Covey nel suo libro “The 7 habits of higly effective people” , si basa su due parametri di valutazione che istintivamente applichiamo nei momenti di crisi.

• Importante: un fattore soggettivo che dipende dagli obbiettivi che intendi raggiungere.
• Urgente: un fattore oggettivo che dipende dal tempo.

L’incrocio di questi due parametri genera quattro situazioni che ti permettono di gestire le priorità.

1 – Le crisi, che generano problemi importanti, sono urgenti e vanno risolte subito. Devi agire immediatamente.  Non c’è alternativa, ma bisogna ridurre situazioni di questo tipo. Lavorare sempre in emergenza genera stress e maggiore possibilità di errore.

Come fare a ridurre le crisi?

2 – Pianificare quelle attività a medio e lungo termine, che sono importanti ma non urgenti. Le puoi svolgere con tranquillità e senza stress. È in questa situazione che impari a gestire te stessa in maniera efficace. Quando la scadenza è lontana si tende a rinviare continuamente fino ad arrivare all’ultimo minuto. Devi avere le idee chiare ed essere focalizzata sui tuoi obbiettivi, solo in questo modo riuscirai a svolgere le attività importanti anche se non sono urgenti.

Impara a distinguere cosa è IMPORTANTE per te da cosa non lo è.

Come guadagnare tempo?

3 – Ci sono attività ingannevoli che non sono importanti per te ma sono urgenti. Sono quelle situazioni in cui ti fai carico del lavoro degli altri. Se non sei in grado di dire NO, devi delegare.

4 – Infine, ci sono azioni non importanti e non urgenti che andrebbero ignorate o eliminate. Sono perdite di tempo e compromettono la tua produttività. Sono lavori in cui ti rifugi quando sei sotto stress, sommersa di problemi che non vuoi affrontare.

Cosa ti insegna la matrice di Eisenhower?

Cerca di rimanere focalizzata sui tuoi obbiettivi.

Utilizza il tempo per le attività che veramente contano per te, delegando o eliminando quelle che sono di intralcio al raggiungimento dei tuoi risultati.

Facile a parole, ma nella pratica…

Devi praticare.

Quando senti che non hai più il controllo, che gli eventi esterni hanno il sopravvento, fermati: respira a lungo e ragiona. Bastano 10 minuti per resettarti e ripartire con le idee più chiare.

Lo hai mai fatto?